V podjetjih, kjer interna komunikacija poteka izključno prek elektronske pošte in poslovnih klepetalnikov, se ponavlja ista težava: informacija je bila poslana, a je nihče ni videl. Sporočilo se je izgubilo med štiridesetimi drugimi, ali pa ga zaposleni, ki nimajo službenega računalnika, sploh niso prejeli. Prav zato se v pisarnah, delavnicah, šolah in skupnih prostorih vrača preprosta rešitev, ki jo je digitalizacija za nekaj časa potisnila v ozadje – fizična oglasna deska.
Prednost, ki je zaslon nima
Digitalno obvestilo je treba poiskati. Fizično obvestilo najde človeka samo, ker visi na poti do kave, garderobe ali sejne sobe. Ta razlika je ključna pri sporočilih, ki jih ni treba prebrati takoj, morajo pa ostati v zavesti dlje časa: urnik dežurstev, varnostna navodila, koledar dopustov, kontakt vzdrževalca, obvestilo o pregledu opreme.
Druga prednost je trajnost prikaza. E-poštno sporočilo živi približno en dan, potem se pomakne pod prelom zaslona. List na desici visi tri tedne in ga vsak dan vidi vsak, ki gre mimo. Za informacije z daljšim rokom uporabe je to bistveno učinkovitejši kanal.
Tretja je dostopnost. V proizvodnji, gostinstvu, trgovini ali logistiki velik del zaposlenih nima službenega e-naslova. Stena je edini komunikacijski kanal, ki doseže prav vse.
Katera vrsta table za kateri namen
Pri izbiri se pogosto zgodi napaka, da podjetje kupi belo piši-briši tablo tudi za prostor, kjer bi potrebovalo nekaj povsem drugega. Razlika je v načinu uporabe:
Bele table so namenjene vsebini, ki nastaja sproti in se pogosto briše – sestanki, skice, računi, brainstorming.
Table iz plute so namenjene vsebini, ki obstaja v tiskani obliki in mora ostati na mestu – dokumenti, obrazci, urniki, potrdila, fotografije. Papir se pripne z žebljički in ostane nedotaknjen; ničesar ni treba prepisovati ali ponovno tiskati.
Če vaša ekipa na tablo lepi liste s samolepilnim trakom, potrebujete pluto in ne bele table. Kakovostne table iz plute so na voljo v aluminijastem ali lesenem okvirju in v dimenzijah od 60 x 45 cm do 180 x 90 cm, kar pokriva vse od osebne pisarne do večjega hodnika ali skupnega prostora.
Kako izbrati pravo velikost
Praktično pravilo: za vsak dokument formata A4, ki mora biti hkrati viden, računajte približno 25 x 32 cm neto površine plus nekaj prostora za razmik.
- 60 x 45 cm – osebna pisarna, prostor za dva do tri dokumente. Primerno za lastne opomnike in kontakte.
- 90 x 60 cm – manjša ekipa ali učilnica. Približno šest listov A4.
- 120 x 90 cm – oddelek, sejna soba, prostor za odmore. Dvanajst do štirinajst listov, dovolj za razdelitev na več rubrik.
- 150 x 100 cm in 180 x 90 cm – hodniki, zbornice, proizvodni prostori, kjer se informacije zbirajo za več deset ljudi.
Pogosta napaka je nakup premajhne table. Ko se površina zapolni, zaposleni novo obvestilo pripnejo čez staro, s čimer deska izgubi pregled in s tem svojo funkcijo.
Trije nasveti za desko, ki jo ljudje res berejo
Razdelite jo na cone. Nekaj barvnih trakov ali tiskanih naslovov jasno loči obvezna obvestila od neformalnih. Brez strukture postane deska kolaž, ki ga oko preskoči.
Uvedite datum poteka. Vsak list naj ima v kotu napisan datum, ko ga je treba sneti. Enkrat mesečno nekdo počisti vse, kar je poteklo. Deska s starimi obvestili sporoča, da nič od tega ni pomembno.
Postavite jo tja, kjer se ljudje ustavljajo. Ne k vhodu, kjer vsi hitijo, ampak ob aparat za kavo, uro, garderobo ali čakalno mesto. Idealna višina spodnjega roba je približno 110 do 120 centimetrov od tal.
Naložba brez naročnine
Pri primerjavi z digitalnimi rešitvami je razlika v stroških izrazita. Zaslon za interno obveščanje pomeni nakup strojne opreme, mesečno naročnino na programsko opremo, električno napajanje in nekoga, ki vsebino ureja. Deska iz plute stane od približno 33 do 103 evrov, deluje brez napajanja in bo, če je iz kakovostne plute z ustreznim okvirjem, brez težav služila deset let ali več.
Pluta ima še eno prednost, ki jo podjetja s poudarkom na trajnosti radi izpostavijo: gre za naraven, obnovljiv material, pridobljen iz lubja hrasta plutovca, ki ga drevo po odvzemu obnovi. Drevesa ni treba posekati.
