Ko število strank, ponudb in računov začne naraščati, postane ročno spremljanje poslovanja hitro nepregledno. Podatke hranimo v različnih preglednicah, dokumente iščemo po mapah, dogovori ostanejo v elektronski pošti, odprte račune pa preverjamo ločeno. Takšen način lahko še deluje pri nekaj strankah, vendar z rastjo podjetja zahteva vedno več časa in povečuje možnost napak.
Osnovni CRM paket združi ključne informacije v enem sistemu. Namenjen ni samo velikim prodajnim ekipam, temveč tudi samostojnim podjetnikom in manjšim podjetjem, ki želimo pregledneje voditi kontakte, pripravljati ponudbe, izdajati račune ter spremljati vsakodnevne naloge.
Enoten sistem namesto več nepovezanih evidenc
CRM oziroma sistem za upravljanje odnosov s strankami ustvari osrednje mesto za podatke, ki so sicer razpršeni med različnimi programi. Pri posamezni stranki lahko zabeležimo kontaktne podatke, dosedanjo komunikacijo, ponudbe, naročila, račune in druge pomembne informacije.
Namesto iskanja po elektronski pošti ali preverjanja več datotek odpremo profil stranke in hitro ugotovimo, kaj smo se dogovorili, kateri dokumenti so bili že poslani in kaj moramo narediti v naslednjem koraku.
Takšen pregled je koristen tudi pri sodelovanju več zaposlenih. Informacije niso več odvisne od spomina posameznika, zato lahko stranki pomaga tudi sodelavec, ki predhodno ni bil neposredno vključen v komunikacijo.
Spletni dostop olajša delo na različnih lokacijah
AcronX osnovni CRM paket je zasnovan kot spletna rešitev, zato ga uporabljamo prek internetnega brskalnika. Programa ni treba namestiti na vsak računalnik, do podatkov pa lahko po ustrezni prijavi dostopamo iz pisarne, doma ali na terenu.
To je uporabno za podjetnike, ki veliko časa preživijo pri strankah, in za ekipe, ki delajo na več lokacijah. Prodajalec lahko po sestanku posodobi podatke, administracija pripravi dokumentacijo, odgovorna oseba pa spremlja stanje poslovanja.
Pri uporabi spletne rešitve moramo poskrbeti za varna gesla, ustrezne uporabniške pravice in zaščito naprav, s katerih dostopamo do sistema.
Ponudbo pripravimo brez ponovnega prepisovanja
Priprava ponudb je pogosto sestavljena iz ponavljajočih se opravil. V dokument moramo vnesti podatke stranke, izbrati izdelke ali storitve, določiti količine, cene, popuste in davčne stopnje ter preveriti končni znesek.
Če imamo partnerje in ponudbo že urejene v CRM-ju, lahko večino podatkov izberemo iz obstoječe evidence. S tem zmanjšamo ročno prepisovanje in možnost, da bi uporabili napačen naslov, zastarelo ceno ali nepravilen podatek o stranki.
Izdane ponudbe ostanejo povezane s posameznim kontaktom. Ko nas stranka pozneje pokliče, lahko hitro preverimo vsebino dokumenta in nadaljujemo pogovor brez dolgotrajnega iskanja.
Od potrjene ponudbe do izdanega računa
Ko stranka ponudbo potrdi, lahko podatke uporabimo za pripravo nadaljnjih dokumentov. Tako nam ni treba ponovno vnašati istih postavk, kar skrajša administrativni del prodajnega procesa.
V sistemu lahko hranimo račune skupaj z drugimi podatki o stranki in pridobimo pregled nad celotnim sodelovanjem. Hitro ugotovimo, katere storitve ali izdelke smo zaračunali, kdaj je bil dokument izdan in kakšen je njegov trenutni status.
Če podjetje izdaja račune, za katere je potrebno davčno potrjevanje, preverimo, ali izbrani paket podpira ustrezne funkcije in ali so te pravilno nastavljene glede na način poslovanja.
Odprte postavke pomagajo nadzorovati denarni tok
Izdaja računa še ne pomeni, da je bil prihodek tudi prejet. Če plačila spremljamo ročno, lahko hitro spregledamo zapadlo obveznost ali stranko kontaktiramo prepozno.
Pregled odprtih postavk pokaže, kateri računi še niso poravnani, kateri se približujejo roku plačila in kateri so že zapadli. Tako lahko ukrepamo pravočasno ter jasneje ocenimo pričakovane prilive.
To je posebej pomembno za manjša podjetja, kjer lahko že nekaj zamujenih plačil vpliva na sposobnost pravočasnega poravnavanja lastnih obveznosti. CRM ne odpravi plačilne nediscipline, omogoči pa bolj sistematično spremljanje in pravočasno komunikacijo.
Celotna zgodovina stranke na enem mestu
Stranka ni samo zapis z imenom, telefonsko številko in elektronskim naslovom. Za kakovostno sodelovanje potrebujemo tudi kontekst: kaj smo ji že ponudili, katere storitve uporablja, kdaj smo nazadnje govorili in ali obstaja odprto vprašanje.
Urejena zgodovina nam pomaga pri pripravi na sestanek ali telefonski pogovor. Stranki ni treba ponovno razlagati že dogovorjenih podrobnosti, mi pa lahko komunikacijo nadaljujemo tam, kjer se je nazadnje končala.
Takšen pristop izboljša tudi predajo dela. Če je odgovorna oseba odsotna, lahko pooblaščeni sodelavec preveri zapise in stranki zagotovi bolj povezan odziv.
Naloge in roki zmanjšujejo možnost pozabljenih dogovorov
Veliko prodajnih priložnosti se ne izgubi zaradi neustrezne ponudbe, temveč zaradi pomanjkljivega nadaljnjega spremljanja. Dogovorimo se, da bomo stranko poklicali naslednji teden, vendar naloga ostane samo v zapiskih ali spominu.
CRM nam omogoča, da ob kontaktu ustvarimo nalogo, določimo odgovorno osebo in rok izvedbe. Tako lažje spremljamo:
- ponudbe, ki čakajo na odgovor,
- dogovorjene nadaljnje klice,
- pripravo dokumentacije,
- zapadle račune,
- naročila, ki jih moramo obdelati,
- sestanke in druge obveznosti.
Skupen pregled nalog pomaga tudi vodji ekipe, saj lahko preveri razporeditev dela in pravočasno odkrije neizvedene aktivnosti.
Digitalno podpisovanje skrajša potrjevanje dokumentov
Pri poslovanju na daljavo lahko tiskanje, podpisovanje, skeniranje in ponovno pošiljanje dokumentov po nepotrebnem podaljša postopek. Digitalni podpis omogoča hitrejše potrjevanje ter zmanjšuje uporabo papirja.
Takšna funkcija je uporabna pri ponudbah, naročilnicah, pogodbah in drugih dokumentih, za katere želimo pridobiti formalno potrditev. Dokumenti ostanejo povezani s stranko in jih pozneje lažje poiščemo.
Pred uporabo vedno preverimo, kakšno vrsto elektronskega podpisa rešitev omogoča in ali ta ustreza pravnim ter internim zahtevam konkretnega dokumenta.
Povezava s Pantheonom preprečuje dvojno delo
Če podjetje za računovodstvo že uporablja Pantheon, je povezljivost lahko pomembno merilo pri izbiri CRM-ja. Integracija omogoča prenos določenih podatkov med sistemoma ter zmanjša potrebo po ponovnem ročnem vnosu.
Pred uvedbo natančno določimo, kateri podatki se bodo prenašali, v katero smer in kako pogosto. Preverimo tudi, kateri sistem bo glavni vir podatkov o partnerjih, računih, izdelkih in plačilih.
Dobro načrtovana povezava poenostavi sodelovanje med prodajo, administracijo in računovodstvom. Slabo nastavljena integracija pa lahko povzroči podvojene ali neusklajene zapise, zato jo je smiselno pred začetkom temeljito preizkusiti.
Evidenca izdelkov in zaloge izboljša pripravo dokumentov
Če prodajamo izdelke, je koristno, da imamo v sistemu urejen šifrant z nazivi, cenami, davčnimi stopnjami in drugimi pomembnimi podatki. Tako lahko postavke hitreje dodajamo na ponudbe in račune.
Funkcije, povezane z zalogo, nam pomagajo spremljati razpoložljivost izdelkov in zmanjšujejo tveganje, da bi stranki obljubili nekaj, česar trenutno nimamo.
Pri izbiri preverimo, kako podrobno rešitev potrebujemo. Osnovna evidenca je lahko dovolj za manjše podjetje, medtem ko trgovina z več skladišči, serijskimi številkami ali kompleksno logistiko potrebuje naprednejši sistem.
Poročila omogočajo hitrejši pregled poslovanja
CRM zbira podatke, ki jih lahko uporabimo za osnovna poročila. Tako lažje spremljamo izdane ponudbe, račune, odprte postavke, aktivnosti in druge kazalnike.
Poročila nam pomagajo odgovoriti na praktična vprašanja:
- Koliko ponudb smo izdali v izbranem obdobju?
- Katere stranke imajo odprte obveznosti?
- Kateri izdelki ali storitve se najpogosteje pojavljajo na dokumentih?
- Koliko nalog je še neizvedenih?
- Kje se administrativni proces najpogosteje ustavi?
Podatki sami po sebi ne rešijo težav, nam pa omogočajo, da hitreje prepoznamo področja, kjer so potrebne spremembe.
Za koga je osnovni CRM primerna rešitev?
Osnovni paket je lahko dobra izbira za samostojne podjetnike, svetovalce, manjša storitvena podjetja, trgovce in prodajne ekipe, ki želijo urediti osnovne procese brez uvajanja obsežne poslovne platforme.
Največ koristi prinaša podjetjem, v katerih ista oseba pogosto skrbi za več področij – od prvega stika s stranko do ponudbe, izvedbe, računa in preverjanja plačila.
Če potrebujemo zahtevne prodajne avtomatizacije, napovedovanje rezultatov, kompleksne marketinške kampanje ali upravljanje več oddelkov, bomo verjetno potrebovali naprednejšo rešitev. Osnovni CRM pa je primeren prvi korak pri prehodu iz preglednic in nepovezanih evidenc.
