Kadrovsko delo danes zajema veliko več kot vodenje evidenc, pripravo dokumentacije in zaposlovanje novih sodelavcev. HR ekipe sodelujejo pri razvoju zaposlenih, spremljanju njihove uspešnosti, načrtovanju izobraževanj, interni komunikaciji in številnih drugih procesih, ki vplivajo na delovanje celotnega podjetja.
Pri tem se vse pogosteje srečujemo s pojmom HRM. Kaj pravzaprav pomeni in kakšno vlogo ima pri sodobnem upravljanju zaposlenih?
Kaj pomeni HRM?
HRM je kratica za Human Resource Management oziroma upravljanje človeških virov. Gre za celovit pristop k upravljanju zaposlenih, katerega namen ni le urejanje kadrovske administracije, ampak tudi ustvarjanje pogojev za njihov razvoj in uspešno delo.
Pod področje HRM tako sodijo različni procesi skozi celoten življenjski cikel zaposlenega. Od načrtovanja kadrovskih potreb, zaposlovanja in uvajanja novih sodelavcev do razvoja kompetenc, spremljanja uspešnosti, izobraževanj, napredovanj in interne komunikacije.
Vloga HR oddelka se zato vse bolj premika od predvsem administrativne podpore k aktivnejšemu sodelovanju pri razvoju zaposlenih in doseganju poslovnih ciljev podjetja.
Ko kadrovski procesi postanejo preveč razpršeni
Z večanjem števila zaposlenih raste tudi količina informacij, dokumentov, rokov in aktivnosti, ki jih mora kadrovska ekipa spremljati.
Podatki o zaposlenih so lahko shranjeni v preglednicah, dokumenti v različnih mapah, odsotnosti se vodijo v enem programu, kandidati v drugem, opomniki za zdravniške preglede ali izteke pogodb pa morda celo v osebnih koledarjih.
Takšen način dela hitro postane nepregleden. Poleg dodatnega administrativnega dela otežuje tudi dostop do aktualnih informacij in pripravo podatkov, ki jih HR ter vodstvo potrebujeta pri odločanju.
Tu pridejo v ospredje HRM sistemi oziroma kadrovsko-informacijski sistemi, ki podatke in kadrovske procese povežejo na enem mestu.
Kaj omogoča HRM sistem?
Dober HRM sistem ne pomeni zgolj digitalne kadrovske evidence. Njegov namen je poenostaviti ponavljajoče se naloge in kadrovski ekipi omogočiti boljši pregled nad zaposlenimi ter procesi.
V enem okolju lahko podjetje na primer spremlja podatke in dokumentacijo zaposlenih, vodi zaposlitvene postopke, načrtuje uvajanje novih sodelavcev, spremlja odsotnosti, organizira izobraževanja ter izvaja razvojne razgovore.
Pomembna je tudi avtomatizacija. Sistem lahko odgovorne osebe samodejno opozarja na pomembne roke in obveznosti ter zmanjša potrebo po ročnem preverjanju evidenc.
Ko so podatki zbrani in strukturirani na enem mestu, postanejo uporabnejši tudi za poročanje. HR in vodstvo lahko lažje spremljata ključne kadrovske kazalnike ter sprejemata odločitve na podlagi aktualnih podatkov.
Kako izbrati HRM sistem?
Vsako podjetje ima nekoliko drugačne kadrovske procese, zato univerzalna rešitev ni vedno najboljša izbira.
Pri izbiri HRM sistema je smiselno najprej preveriti, katere procese želi podjetje urediti in kje kadrovska ekipa danes porabi največ časa. Za nekoga bo prioriteta digitalizacija dokumentacije in odsotnosti, za drugega zaposlovanje, razvoj zaposlenih ali priprava poročil.
Pomembni so tudi enostavna uporaba, možnosti prilagoditve, povezljivost z drugimi sistemi ter podpora ponudnika pri uvedbi in nadaljnji uporabi.
Prav pri slednjem je lahko prednost tudi izbira lokalnega ponudnika, ki pozna okolje, v katerem slovenska podjetja poslujejo, in lahko rešitev prilagodi njihovim dejanskim procesom.
Intrix HRM kot slovenska rešitev za kadrovske ekipe
Ena izmed lokalnih rešitev je Intrix HRM, slovenski HRM sistem podjetja Intera s sedežem na Ptuju.
Sistem je zasnovan tako, da podjetjem omogoča, da na enem mestu uredijo različna področja kadrovskega dela. Med drugim omogoča vodenje podatkov in dokumentacije zaposlenih, spremljanje kandidatov in zaposlitvenih postopkov, uvajanje novih sodelavcev, razvojne razgovore, izobraževanja, odsotnosti ter kadrovsko poročanje.
Ker je sistem prilagodljiv, ga je mogoče prilagoditi procesom posameznega podjetja in povezati tudi z drugimi poslovnimi rešitvami.
Za kadrovsko ekipo to pomeni manj časa za iskanje podatkov, preverjanje rokov in ponavljajoče se administrativne naloge. Več časa pa lahko nameni področjem, kjer je človeški vidik nenadomestljiv: delu z zaposlenimi, njihovemu razvoju in načrtovanju prihodnjih kadrovskih potreb.
Digitalizacija HR procesov zato ni samo vprašanje zamenjave preglednic z novim programom. Ključno je, da tehnologija kadrovski ekipi pomaga urediti procese in ji omogoči boljši pregled nad informacijami, ki jih potrebuje pri vsakodnevnem in strateškem delu.
