CRM naj bi pospeševal delo, ne pa ustvarjal dodatnega trenja
CRM sistem uvedemo zato, da bi imeli več reda, boljši pregled in bolj povezano poslovanje. Vendar se v praksi pogosto zgodi, da rešitev, ki je bila nekoč dovolj dobra, sčasoma ne podpira več načina dela podjetja. To se ne zgodi nujno čez noč. Najprej opazimo drobne težave: podatki so razpršeni, poročila so omejena, prilagoditve so težavne, ekipa pa si pomaga z obvozi, dodatnimi tabelami in ročnimi postopki. Če se takšni znaki kopičijo, je smiselno razmisliti, ali nas obstoječi CRM še podpira ali pa nas že zavira. Menjava CRM-ja ni majhna odločitev, vendar je pogosto nujna, ko sistem ne raste več skupaj s podjetjem.
Eden prvih znakov je, da moramo preveč dela opraviti zunaj sistema
Dober CRM mora povezovati ključne informacije in procese. Če pa se začne dogajati, da moramo podatke o strankah voditi v enem okolju, naloge v drugem, dokumente v tretjem, poročila pa pripravljati ročno, sistem izgublja svojo osnovno vrednost. Prav takrat se pokaže potreba po spremembi. Če podjetje za vsakodnevno delo potrebuje pregled nad strankami, dokumenti, računi, nalogami, poročili in morebitnimi dodatnimi moduli, mora CRM to omogočati dovolj povezanо in dovolj prilagodljivo. Kadar tega ni, se poveča možnost napak, podvajanja dela in občutka, da ekipa nikoli nima popolne slike.
Pomemben razlog za menjavo je tudi pomanjkanje prilagodljivosti
Podjetja redko ostajajo enaka. Rastejo, spreminjajo procese, širijo ponudbo, uvajajo nove načine dela in potrebujejo drugačne poglede na podatke. Če CRM tega ne omogoča, začne postajati omejitev. Pri Acronx se kot pomembna prednost naprednejšega paketa in modulov pokažejo polja po meri, šifranti po meri, nastavljiva poročila, nadzorna plošča in dodatni moduli za razširjeno funkcionalnost. Prav to je pogosto razlog, da podjetje razmišlja o menjavi ali nadgradnji: potrebuje sistem, ki ga lahko bolj prilagodi sebi, namesto da se mora samo nenehno prilagajati sistemu.
Ko ni dobrega pregleda, vodstvo težje sprejema odločitve
CRM ni pomemben samo za operativce, ampak tudi za vodstvo. Če nadzorna plošča, KPI-ji, koledarji, planerji in poročila niso dovolj pregledni ali uporabni, je težje pravočasno sprejemati dobre poslovne odločitve. To se posebej hitro pokaže v podjetjih, ki želijo več analitike, boljši pregled nad ekipami, učinkovitejše planiranje ali boljšo povezavo med prodajo in administracijo. V takšnem trenutku osnovni sistem pogosto ni več dovolj in podjetje potrebuje naprednejšo rešitev. Če tega ne naredimo pravočasno, se lahko odločanje upočasni, pregled nad poslovanjem pa postane manj zanesljiv.
Menjava CRM-ja je smiselna tudi, ko ekipa sistema ne sprejme zares
Včasih težava ni v tem, da sistem nečesa ne zmore, ampak da je za uporabnike pretežak, nepregleden ali preveč neroden. Če ekipa podatkov ne vnaša dosledno, če se uporabniki raje vračajo k starim načinom dela ali če za osnovna opravila porabijo preveč časa, je to zelo resen signal. CRM je uporaben le toliko, kolikor ga ljudje dejansko uporabljamo. Zato je pri menjavi pogosto pomembno tudi to, da poiščemo sistem, ki je bolj intuitiven, spletno dostopen, dovolj pregleden in bolj usklajen z realnimi vsakodnevnimi procesi podjetja.
Pravi trenutek za menjavo je takrat, ko želimo več od svojega poslovanja
Na koncu menjava CRM-ja ni znak težave, ampak pogosto znak razvoja. Pomeni, da podjetje potrebuje boljši pregled, več povezljivosti, več prilagodljivosti in boljšo podporo za prihodnje korake. Če trenutni sistem ne pokriva več tega, kar od njega pričakujemo, nas bo vsako leto stal več časa in več živcev. Prav zato je smiselno CRM zamenjati takrat, ko začutimo, da delamo več obvozov kot dejanskega napredka. Dober sistem mora podjetju pomagati rasti, ne pa ga držati na mestu.
